【簡単設定】業務の進捗確認を有料ツールなし・無料で自動通知する方法

管理職やマネージャー、プロジェクトリーダーなどになると、自分以外の仕事の進捗管理が必要です。

業務の進捗管理をせずとも納期までに仕事ができあがることが、管理者にとっては労力をかけずに成果を出す最善策です。

ただし、実際に業務に取り組むのは人間なので、いつも想定通りに行くとは限りません。そのため、定期的な進捗確認が必要となってきます。

りぴとん

……が、こちらも人間。決まったタイミングで常に「あれどうなった？」と聞くのも忘れます。

そこで、本記事では業務の進捗確認を自分で行うことなく、自動で、漏れなく行ってくれる仕組みを、無料ツールのみで実現します。

筆者みたいに「この時間に確認の連絡を入れる」のような、マメな管理が苦手な人はぜひ参考にしてください。

業務の進捗確認を行う連絡ツール

業務の進捗確認を自動で行うために、Googleスプレッドシートに仕事の進捗管理表を作成し、GASというプログラムを使って、決められた連絡手段で通知を行います。

連絡手段は以下の3種類を想定しています。

今回自動通知を解説する連絡ツール

りぴとん

いずれの連絡方法もスクリプトを準備してみました！

Googleスプレッドシートで以下の進捗管理表を作成

りぴとん

まずは、Googleスプレッドシートで以下の画像のようなタスクの進捗管理表を作成します。

今回ご紹介するコードをそのまま使用する場合は、試しに全く同じものを作成してみてください。

すなわち、以下の4つをスプレッドシートの3行目以下に入力してください。

A列にNo.（コード内では使用しません。お任せします。）
B列にタスク名
C列に担当者
D列に進捗を確認する予定日

りぴとん

表を交互の色合いにするためには、上の方にある表示形式＞交互の背景色　ですぐできますよ！

Google App Scriptで自動通知するプログラムを作成

進捗管理表が作成できたら、Google App Script（以下GAS）でコードを入力します。

今回は、リストになっているタスクを、担当者に、確認日に通知するというプログラムにしています。

ちなみにスプレッドシートからGASの編集画面に行く方法は、以下の記事で解説しています。必要な場合はご覧ください。

2021年9月28日【画像付き】毎日の定例報告を自動化して1日1時間生み出すワザ（初心者向け）

連絡手段にLINEを使用する場合

同僚との連絡手段としてLINEを活用している場合は、以下のコードをGASに貼り付けてください。

GAS

function myFunction() {
  const SSID = "シートのURL"; //シートのURL をhttps://docs.google.com/spreadsheets/d/ココ/　に変える
  const SSname = "シートの名前"; //シートの名前　をシート名に変える
  const mySheet = SpreadsheetApp.openById(SSID).getSheetByName(SSname);
  const token = "トークン" //トークン　を発行したトークンに変える
  const today = new Date();
  const lastRow = mySheet.getLastRow();

  for (var i = 4; i<= lastRow; i++){
    if(dateDiff(mySheet.getRange(i,4).getValue(),today)){
      const message = mySheet.getRange(i,3).getValue() + "さん\nタスク名：" +
      mySheet.getRange(i,2).getValue() +"\n進捗報告をお願いします。";
      const options = {
        'method':'post',
        'headers':{
           'Authorization':'Bearer '+ token
        },
       'payload':{
          'message': message
        }
       };
    let url  = 'https://notify-api.line.me/api/notify';
    UrlFetchApp.fetch(url, options);
   }else{
     continue;
    }
  }
}

function dateDiff(date1,date2){
  if(date1.getFullYear() == date2.getFullYear()){
    if(date1.getMonth() == date2.getMonth()){
      if(date1.getDate() == date2.getDate()){
        return true;
      }
    }
  }
  return false;
}

仮に今日が10月5日だとすると、画像のように通知されます。

りぴとん

リマインくんでもいいのですが、仕事のテンションではなさそうなので見送ることにします。

連絡手段にGmailを使用する場合

仕事で活用する連絡ツールがGmailである人の場合は、以下のコードを貼り付けてください。

GAS

function myFunction() {
  const SSID = "シートのURL"; //シートのURL をhttps://docs.google.com/spreadsheets/d/ココ/　に変える
  const SSname = "シートの名前"; //シートの名前　をシート名に変える
  const mySheet = SpreadsheetApp.openById(SSID).getSheetByName(SSname);
  const today = new Date();
  const lastRow = mySheet.getLastRow();
  const やまだ = "やまだのメールアドレス" //やまだ　と　やまだのメールアドレス　を正しい名前とメールアドレスに変える
  const さとう = "さとうのメールアドレス" //さとう　と　さとうのメールアドレス　を正しい名前とメールアドレスに変える
  const すずき = "すずきのメールアドレス" //すずき　と　すずきのメールアドレス　を正しい名前とメールアドレスに変える

  for (var i = 4; i<= lastRow; i++){
    if(dateDiff(mySheet.getRange(i,4).getValue(),today)){
        if(mySheet.getRange(i,3).getValue() == "やまだ"){
          var address = やまだ;
        }if(mySheet.getRange(i,3).getValue() == "さとう"){
          var address = さとう;
        }if(mySheet.getRange(i,3).getValue() == "すずき"){
          var address = すずき;
        }
      var title = "【要返信】タスク進捗確認";
      var main = "お疲れさまです。\n以下タスクについて進捗報告をお願いします。\n\n" +
      mySheet.getRange(i,2).getValue() +"\n\n以上、よろしくお願いします。";
      MailApp.sendEmail(address,title,main);
   }else{
     continue;
    }
  }
}

function dateDiff(date1,date2){
  if(date1.getFullYear() == date2.getFullYear()){
    if(date1.getMonth() == date2.getMonth()){
      if(date1.getDate() == date2.getDate()){
        return true;
      }
    }
  }
  return false;
}

実際の通知画面はこんな感じです。

実際に使用するときは、進捗管理表の担当者名を正しくすることと、正しいメールアドレスを「●●のメールアドレス」の部分に入力してください。

連絡手段にChatworkを使用する場合

筆者もそうなのですが、仕事上の連絡手段としてChatworkを使用している場合は以下のコードを貼り付けてください。

GAS

function myFunction() {
  const SSID = "シートのURL"; //シートのURL をhttps://docs.google.com/spreadsheets/d/ココ/　に変える
  const SSname = "シートの名前"; //シートの名前　をシート名に変える
  const mySheet = SpreadsheetApp.openById(SSID).getSheetByName(SSname);
  const cw = ChatWorkClient.factory({token:"トークン"}); //トークン　を発行したトークンに変える
  const Room_id = "ルームID"; //ルームID　をhttps://kcw.kddi.ne.jp/#!ridココ　に変える
  const today = new Date();
  const lastRow = mySheet.getLastRow();

  for (var i = 4; i<= lastRow; i++){
    if(dateDiff(mySheet.getRange(i,4).getValue(),today)){
     var Body = "[info][title]進捗報告をお願いします。[/title]" +
      mySheet.getRange(i,3).getValue() + "さん\nタスク名：" +
      mySheet.getRange(i,2).getValue() +"[/info]";
      cw.sendMessage({room_id: Room_id, body: Body});
   }else{
     continue;
    }
  }
}

function dateDiff(date1,date2){
  if(date1.getFullYear() == date2.getFullYear()){
    if(date1.getMonth() == date2.getMonth()){
      if(date1.getDate() == date2.getDate()){
        return true;
      }
    }
  }
  return false;
}

プロジェクトを保存して実行すると、以下のような通知画面になります。