報告資料をパワポで見やすく構成する15のワザで上司の指摘ゼロに！

報告資料の作成って憂鬱な作業ですよね。どこで指摘を受けてテンションが下がるか分かりませんし、プロじゃないんだからパワーポイントをそこまで使いこなせるわけでもないですし、そして何よりすごい時間かかるし……。

ということで、本記事では報告資料を見やすく構成することに特化してすぐ使えるパワーポイントのテクニックをお伝えするとともに、上司から一切指摘を受けなくなる資料の構成と、提出前のチェック表をお届けします！

15のパワーポイントテクニック

まずは次の報告資料から早速使えるパワーポイントの12の基本となるテクニックと、資料作成がうまそうに見える3つのワンランク上のテクニックをご紹介します。

りぴとん

それぞれひとつずつ解説していきます！

12の基本テクニック

文字は必ず「テキストボックス」に入力する

はじめに、文字を入力する際はパワーポイントに備え付けの枠にそのまま文字を打ち込むのはやめましょう。その代わりに、「テキストボックス」という機能を使用します。

テキストボックスとは、文字を打ち込むことができる四角形で、自分の好きな場所に配置することができます。

デフォルトの枠を使わない方がいい理由は、そのまま文字を入力していくと自動的に文字のサイズが変わってしまったり、枠が大きいためそれ以外に画像などを配置しにくくなったりするからです。

テキストボックスの挿入は画像のように行ってください。

りぴとん

デフォルトの枠は全て最初に消し去りましょう。これが鉄則。

1つの文章の文字数は30文字以内にする

テキストの文字を30文字以内に収める、もしくは2行以内に収まるように極力削りましょう。

長い文章は相手にとって読みづらいだけでなく、目を細めて読むことに集中してしまい、あなたの話が頭に入ってこなくなるからです。

ただ、たとえ30文字以内だったとしても1つのテキストボックス内で5行くらいになってしまっては意味がありません。逆に改行が多すぎて読みづらくなるからです。

文字数を減らすか、テキストボックスのサイズを変更することで、対策を打ちましょう。

資料に記載される文字の大部分は不要です。資料は補完であって、自分の報告の主体ではないからです。

キーワードしか載せないようにするなど、「これは文字でしか表現できないし記載しないといけない！」というあなたの審査をくぐり抜けた文字たちしか記載してはいけません。

伝えたい言葉をできるだけ簡潔で短い言葉に言い換えて記載しましょう。

文字サイズはタイトル、見出し、本文、注釈の4パターンで固定する

タイトル、見出し、本文、注釈の4パターンの文字サイズを統一するようにしてください。

大きさがその時々によって違う文字になってしまった場合、その資料からは途端に統一感が失われてしまうからです。

オススメとしては以下のとおりです。サイズ選びに迷ったらとりあえずこちらで失敗することはありません。

文字サイズ18は、一般的に会議等で前方に資料を出力したときに文字をしっかり読める標準サイズです。

りぴとん

「これはちょっとだけ強調したい」とちょっとずつ刻みながら変更するのではなく、決まった文字サイズで統一して表示することが、見栄えを良くするポイントです。

4パターンは任意で決めていただいて構いませんが、報告をする相手の年齢などを考えて変更するようにしましょう。

ちなみに文字サイズを変更する方法は、下記の画像を参考にしてください。

文字の字体はメイリオ、Meiryo UI、BIZ UDPゴシックのいずれかで固定する

先ほどのサイズと同じですが、字体も以下の3つのどれかに統一してください。

これらの文字は、文字自体が潰れにくく、非常に読みやすいフォントだからです。中でもメイリオは、文字の列を揃えやすいことと、小さくても漢字が潰れないことからオススメです。

使うと決めた字体をすべての文字に適用しましょう。

下記の図を見比べてみてください。

いうまでもありませんが、読みやすいのは2つ目であることは疑いの余地がありません。

強調したいからと字体を変えると余計に見づらくなるので、基本的に字体は途中で変更してはいけません。

パワーポイントの設定を変えないかぎり、報告資料を新規作成するときの字体はMSゴシックに設定されているはずです。以下の手順で、最初からメイリオなどの文字に変更することができますので、「毎回変更するのが面倒くさい！」という人はぜひ参考にしてください。

りぴとん

ひとつの字体を使うことを決めたのなら、報告資料の中のどこにもMSゴシックが紛れ込まないように徹底的にチェックしましょう。

数字を見やすくする3つのルールを遵守する！

報告資料に書いている数字を劇的に見やすくするには、以下の3つに気をつけることが重要です。

これらのポイントは、全て相手が報告資料を読みやすくするための配慮です。

あなた以外の誰かの報告資料に位の大きい数字が入っていた場合、こんな風に読みませんか？

りぴとん

いち、じゅう、ひゃく、せん、まん……。

これは誰しも同じです。0がたくさん並んだ数字を一目で桁を即答するなんて、訓練された人以外はできません。私が何を言いたいかというと、数字も相手が読みやすく表示してほしいということです。

特にカンマをつけることは必ず忘れないでください。

「1000000」だと読みづらいですが、「1,000,000」だと「ひゃくまん」だとすぐにわかりますよね？　報告する相手（大体年上の上司）はカンマがついた数字に見慣れています。

これは相手に対する気遣いでもありますので、数字を入れる際は3つのポイントに注意しましょう。

改行するときは「文節」で区切る

文章を打ち込むテキストボックス内では、文節で区切るように改行をするようにしましょう。

なぜなら、ただ文字を打ち込んで自動で改行してしまった場合、文章の途中で切れることになるので相手が読みづらくなってしまうからです。

文節とは、意味が分かる一番短い日本語の区切り方のことです。具体的にいうと、「明日は」「取引先との」「打ち合わせが」「ある」みたいに、言葉の後ろに「ね」をつけると文章を読めるような、ギリギリ意味が分かる程度に短く区切ることです。

報告資料を作成する中で、文字を短くしても、どうしてもテキストボックスの大きさや配置の関係で改行しないといけなくなることがあります。

たとえば、「明日の天気は晴れです。」という文章を改行するとします。

りぴとん

パッと見て一応理解することはできますが、見づらいですよね。

りぴとん

このように、文節で区切ることができれば読みやすさが格段に向上します。

文中でどうしても改行しなければならないときは、文節で区切るようにしましょう。

グリッド線を常にONにして、配置のズレをなくす

テキストボックスやイラスト、表やグラフなどを配置する際には、「グリッド線」という機能を使って配列にズレが生じないようにします。

グリッド線とは、スライド上に現れる点線で、それによってひとつのイラストの位置をほかのイラストと揃えることができます。

グリッド線を表示するためには、以下の画像のように「表示」タブの中にあるグリッド線にチェックを入れます。

りぴとん

この線に揃えてイラストを配置することで、整った資料にすることができます。

ちなみに、テキストボックスやイラストなどをキレイに配置するために使えるテクニックは以下の2つです。

整列機能は、複数の図形などを一気にキレイに配置したいときに、非常に効率的です。ボタン1つで一瞬でキレイに並びます。

「Ctrl」キーを押しながら「↑」「→」「↓」「←」を押す方法は、細かい移動をさせるのに効果的です。「もうちょっとだけ移動させたいのに、矢印ボタンやマウスで動かすと大きく動きすぎてしまう」というときに非常に有用ですので、配置の際に微調整が必要になったらお試しください。

文章を書く前に、「図で表せないか」を真剣に考える

「今は文章で書いているけど、図で書いたらどうなるだろう？」ということを常に自問自答するようにしましょう。パワーポイントは聞き手の視覚に訴えて相手の理解を促進するためのツールだからです。

具体的には、「SmartArt」という機能を使って、それっぽい物を探すのがもっとも効率的です。

活字を見せられるよりも、イラストを見せられた方が理解しやすいのはご理解いただけると思います。だからこそ、文字はできるだけイラストや表、グラフなどに変更する必要があります。

イメージとしては、高校や大学のノートをキレイに書くようなイメージです。

先生が前方に書いたことをそのまま書き留めるのではなく、自分で図を使ってまとめられたノートってめちゃくちゃキレイに見えますよね？

あれと同じことをパワーポイントでも行うと、上司からの憂鬱な指摘は必ず消え去ります。

りぴとん

私みたいに怒られずに済みますよ。笑

グラフはExcelを貼り付けるのではなくパワポで作る

グラフを使うときは、Excelからコピーしてそのまま貼り付けてくるのではなく、パワーポイントのグラフ作成機能を活用してください。

以下の画像の手順で、グラフをパワーポイントで作成することができます。

パワーポイントのグラフ機能を活用するのには2つの理由があります。

まず、Excelからグラフをコピーしてそのまま貼り付けてもちょうど良いサイズになることはないですよね。そのときはグラフのサイズ変更をするのですが、変に引っ張ってしまうと以下の画像のように棒グラフが横に伸びてしまったり、潰れてしまったりします。

この歪みをパワーポイント内で修正することはできません。ExcelのグラフはExcel内でしか修正できないのです。

これは色や字体を変更したいときもすぐにできないことを意味しています。

会社の業務報告や営業プレゼンなどでは数値の掲載が必須でしょう。数字のデータを相手に見せやすくするためにグラフを使うことも多くあると思いますので、ぜひ活用してください。

りぴとん

パワーポイントのグラフ作成機能でグラフを作ることで、見やすさはExcelの数倍になるのでオススメです！

資料内で使う色は4色までにする

1つの資料で使用する色は、メイン、背景、アクセント、文字の4色のみに留めましょう。

資料の見栄えをよくするために必要なものは大前提として統一感だからです。過度に色を使うのではなく、使う色は最低限に抑えましょう。

特に決めるのが面倒であれば、下記の組み合わせがキレイに見えますよ。

デザインにこだわろうとして、以下のようにたくさんの色をふんだんに使った資料を見ることがあります。

りぴとん

報告資料でこういうのはマジでやめた方がいいです。100％私みたいに怒られます。

上記オススメの組み合わせによる修正画像は以下です。

スライド番号は載せる

報告資料にはスライド番号を記載するようにしましょう。

これは、聞き手が質問をするときに「◯ページについて……」とページ指定をして質問をしやすくするためです。

逆にスライド番号がない場合は、「えっと、どのページだっけ……あ、そうそうこのページ！」みたいに質問するためにお互いに無駄な時間を使います。そればかりか、上司が指摘するときにはすでに若干機嫌が悪いにもかかわらず、指摘ページがすぐに見つからないことで火に油を注ぐ可能性も大いにあります。

スライド番号の追加方法は以下の画像のとおりです。

りぴとん

スライド番号の字体を本文と一緒にすることもお忘れなく！

アニメーションはなし、または控えめにする

スライドに追加するアニメーションはなし、または控えめにしましょう。その方が資料作成に集中できる上にアニメーション分の時短にもなるからです。

りぴとん

報告資料に「動き」なぞ必要ありません。

パワーポイントを触りたての頃は、アニメーションの存在を知ってからはそれに夢中になります。その結果、たくさんのアニメーションを1文ずつ付けてみたりします。

でも話す内容とアニメーションをリンクして練習できていないため、実際のプレゼンではクリックを連打する……ということになりがちです。

もちろん視覚に訴えるためにアニメーションを使うことは有用なことなのですが、文章だけにアニメーションを付けたところで、それはあなたが話すのと何ら変わりません。

りぴとん

そこにかける時間があるくらいなら、資料の充実に時間を割くべきなので、無駄にアニメーションを乱れ打ちするのはやめましょう。私みたいに怪我をします。

資料作成がうまそうに見えるテクニック3選

ここからは基本をこなした人が取り入れるとさらに見栄えをよくできる、私なりのテクニックをお伝えします。気に入ったものがあればぜひ活用してみてください。

イラストの背景を透明色にして円を背面に配置

まずは下記画像のような、イラストと円を重ねる方法です。なんとなく資料作成のうまい人っぽく見せることができます。

手順は以下のとおりです。

イラストが複数あって、ただ並べるだけではつまらないなと思った場合に活用できます。

同じ図を透過度を変えて重ねる

誰もが一度は使ったことのある図形に影をつける機能を自前でやることで、洗練された感じを醸し出します。

手順は以下のとおりです。

透過度を変える方法はいろいろと応用が効きますので、覚えておいて損はないテクニックだと思います。

りぴとん

私もこのテクニックを何度活用したかわからないくらい使っています。

強調させたいときに黒い図形を活用する

最後の方法は、聞き手に「えっ、そんなアニメーションあったっけ！？」と驚かせる強調のテクニックです。

以下の画像のように、必要な部分だけを明るく見せる方法で、本記事でも何度も登場している見せ方です。

手順は以下のとおりです。

パワーポイントを触ったことのある人なら、「そんなアニメーションは見たことがない！」と思うはずです。あなたのプレゼンの助けとなってくれることでしょう。

報告資料で指摘を受けないために載せるべき5つの情報

報告資料をパワーポイントで作成するときに、上司から指摘を受けないために記載すべき内容は以下の5つです。

どんな上司も、だいたい質問してくる内容はこの5つだからです。というのも、筆者がよく指摘をもらっていたのは以下の内容でした。

上司が知りたいのはこの5つなので、先出しで資料に付け加えるようにしたところ、内容に関する指摘は一切なくなりました。すなわち、以下の5つです。

りぴとん

これで上司はうなずくだけになり、「わかった、引き続きよろしく」の一言で終わります。

報告資料を提出する前に確認できるチェックリスト

報告資料を作成し終えたら、以下のリストで指摘されそうなところがないかチェックすることをオススメします。

りぴとん

最後の3つは初めて出てきた内容なので説明します。

情報の分類は行えているか

事前に伝えたい情報の分類を行っておくと、資料作成が非常にスムーズに進みます。情報の分類とは、伝えたい情報を項目を作ってまとめておくことです。たとえば下記の内容を伝える資料を作りたいとします。

そのままパワーポイントにするとこんな感じです。

このように作成しただけで資料ができたと思う人がいるのも事実です。ただ、これは自分が伝えたい情報をとにかく書き連ねただけで、聞き手のことを考えていません。

伝えたい情報を上記のように列挙したら、次のように分類することを心がけてください。

りぴとん

だいぶ見やすくなったのはご理解いただけると思います。

もちろんこれで完成ではありませんが、情報がまとめられていて、聞き手が見やすいはずです。このように、ある程度箇条書きで情報をまとめておくことで、スムーズな資料作成が可能となります。

定性的な情報がないか

報告資料は、「かなり」「調子がいい」などあいまいな表現を避け、数値で報告するようにします。なぜなら、数字は絶対的なものであり、お互いに認識がズレないからです。

たとえば、「今月はかなり好調でした。」と表現するのと、「今月は150％の進捗でした。」と表現するのでは、後者の方が圧倒的に伝わりやすいです。

りぴとん

「かなり好調でした。」という表現だと、ほぼ100％「かなりってどれくらい？」と指摘が入ります。

そのため、提出前のチェックの段階で定性的な表現を排除することで、上司からの指摘を減らせます。

課題と対策がリンクしているか

対策は本当に課題を潰せるものなのかを確認することも、報告資料への指摘を減らすために必要です。

上司が望んでいるのは、「課題が改善されていい結果がもたらされること」であり、「本当にそれで改善できるのか？」ということに注視するからです。

りぴとん

すごく極端な話をすると、野球でバッターにホームランを打たせるために、「バットをしっかり磨く」という対策を打ってもしょうがないのです。

「課題は何なのか？」「それはなぜ発生しているのか？」「どうすれば根源を解消できるのか？」という3ステップで考えることで、課題と対策をリンクさせることができます。

これによって報告資料の見た目だけではなく、内容でも指摘を受けないようすることができます。

さいごに

私が社会人になってから怒られて培った、資料作成のポイントをご紹介しました。資料作成は基本センスだと思うので、向いていない人がセンスのある人を超えることははっきり言って無理だと思います。

私は資料作成が圧倒的に不得意なので、絶対そんな人たちには勝てません。ただ、「それなり」に見せるための技術は練習でなんとでもなります。

この記事があなたの資料作成の助けになれば幸いです。